Document Audit Trail

文件稽核追蹤

追蹤與安全儲存所有重要的公司資料,以便減少損害外洩的風險。

摘要

現在,確保敏感資料安全的挑戰從未如此巨大,我們的文件稽核追蹤解決方案提供了一個便利且簡單的機密資訊監控方式,以一目瞭然的方式了解什麼人、在何時、以何種方式存取、傳送、列印、複印機密文件。您可透過追蹤與安全儲存所有公司重要資料,減少損害外洩風險、保護您的智慧財產以及維護品牌的完整性。

您的挑戰

身為負責任的組織,您將面臨以值得信賴的方式處理大量敏感資料的重大挑戰,儘管安全意識已在持續增加,但是仍不斷發生資料外洩的恐慌。

您需要一套全方位解決方案,協助您追蹤機密檔案,並隨時確保由適當的人員正確處理這些檔案。您需要一個封存文件的方式,讓這些文件不僅安全且能供人存取。您可搭配更出色的控管及更嚴密的安全防護,降低外洩風險及保護品牌的商譽。

解決方案

若機密文件洩漏時,您可透過搜尋文件影像封存檔案快速找出負責方。工作歷程記錄(Logs)與文件內容將會顯示發生資料外洩的方式與時間,之後您可執行安全防護措施,確保永遠不再發生。

您可藉由我們的文件稽核追蹤解決方案,設定限制可存取特定文件的人員及方式,然後觀察自動執行的情況。您可透過此方式確保所有檔案都依據協定傳送與接收。

我們的解決方案是藉由追蹤所有文件的處理流程,來協助確保公司重要資訊的安全。文件以圖像形式被保存,並持續記錄所有的複印、列印、掃描與傳真動作,同時保留使用者及裝置有關的詳細資訊。我們的詳細記錄,可以更簡單方便的找出每份文件的存取時間、人員與方式,透過這種高階的追蹤功能,能協助避免敏感資訊被錯誤送出。

取代過去鎖住機密檔案的繁文縟節,我們提供了一套健全又簡易的安全防護解決方案,能讓您在需要時快速存取安全文件。ApeosWare Image Log Management 解決方案是藉由將文件儲存為影像,讓管理、監控與配置封存文件變得更簡單,同時減少可能會影響您企業的資訊外洩危險。

應用成果

透過富士全錄解決方案將可協助您:

  • 在多功能複合機中全天候處理追蹤所有文件,記錄使用者與裝置的詳細資訊,提升管理能見度,減少資料外洩的風險。
  • 在指定的時間間隔,透過電子郵件傳送報告給管理員。儲存所有報告以供未來參考,且可依據使用者或群組分類指派不同的重要程度,並依據年或月顯示。
  • 儲存為影像的文件可更輕易追蹤、封存及搜尋。
  • 更大的文件儲存容量與系統化歸檔,可輕鬆依需求找到封存的文件。
  • 多語言光學字元辨識 (OCR) 功能協助您快速找出需要的各語言文件。
  • 依據您的喜好,客製化影像日誌(Image Log)與通知。

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