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ApeosWare Management Suite 2

全方位智慧商用整合解決方案

摘要

強化文件流程促進商務溝通

許多企業皆面臨著複合機、印表機、傳真機、掃描器等辦公設備不斷增加,以及愈來愈多行動辦公的需求。
隨著上述使用設備增加與工作方式的多元化等影響,管理工作的負擔、資訊外洩風險、高昂的成本、列印壅塞、工時延長等問題也伴隨而來。
ApeosWare Management Suite 2是一款整合了設備及使用者管理、認證、列印輸出、用量統計和檔案派送等功能的全方位軟體。
協助您針對整體文件生命週期進行管理,支援各種日常業務流程,創造高價值。

支援整個檔案生命週期

特色功能

減少並改善管理負擔、資訊外洩風險、列印壅塞、工時延長等文件輸入輸出方面所面臨的各種課題。

 

視覺化

從使用者角度出發,增強設計感、提升整體視覺性

管理員無需閱讀手冊即可完成必要的系統設定與操作,使用者可迅速點選所需服務、免去多餘步驟。透過直覺式使用者介面、簡易的設置及操作下拉式選單、步驟精靈來避免繁瑣的操作、實現舒適的使用體驗。

  • 直覺式使用者介面(管理者介面/設備操作面板/行動裝置操作介面)
  • 易於安裝和設置
  • 建立統計報表
  • 顯示使用者的使用情況

 

整合

從製作、派送、處理、備存到棄置,文件週期的全面管理

ApeosWare Management Suite 2整合了文件生命週期的所有環節,不僅可以提高管理員及使用者的操作效率,還可強化管理功能。ApeosWare Management Suite 2能在設備中設置群組,集中管理設備登錄及監控設備狀態,並搭配應用使用者存取權限設定,實現統一的系統化管理。

  • 設備管理
  • 使用者管理
  • 列印管理
  • 成本管理

 

連結

順應不斷變化的辦公環境改善日常業務流程

複合機、個人電腦、作業系統、雲端服務等,不論公司大小,公司都會在每天的工作中使用各種設備和系統來處理資訊。ApeosWare Management Suite 2可將您現行使用的設備及系統整合,改善文件輸入與輸出的流程及效率。 

  • 連結您既有的檔案管理系統
  • 文件派送自動化

 

彈性

配合不同的客戶環境建構系統配置

每位客戶的需求、業務流程及欲處理的資料量皆不盡相同。ApeosWare Management Suite 2提供入門版及企業版兩種,使用者可依照需求選擇,或加購更多功能。 

  • 提供入門版及企業版兩種版本
  • 彈性的系統配置更能滿足資訊部門需求

 

新版本讓您的辦公流程更便利
  • 可處理複雜的成本分攤
  • 設置列印流程減少浪費
  • 輕鬆派送/保存掃描檔案
  • 可在行動裝置上進行簡易列印及掃描指令

 

先從試用版開始吧

 

提供60天試用版。讓您親自體驗安裝簡易、功能強大的ApeosWare Management Suite 2。

備註須由台灣富士全錄系統工程師協助安裝

直覺式的操作介面 / 管理者操作更輕鬆

設定步驟繁複難懂,需花費時間研讀操作手冊,加重了管理員的工作量,該如何是好?

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直覺式操作介面‧從做中學
採用了直覺化的管理者介面,無需依賴手冊也可方便地進行設置與操作。減少了管理員學習操作ApeosWare Management Suite 2所花費的時間與成本。

下拉式功能表/管理員登入頁面     

使用設備時,希望簡化操作並減少多餘的步驟。

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操作面板上的功能表
設備的操作面板上提供ApeosWare Management Suite 2的功能表。使用者可迅速點取自己想使用的服務,也可使用設備預設的原始功能表。

操作面板 
操作面板

BYOD愈來愈普及,是否可結合攜帶式行動裝置?

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可從行動設備上進行簡易操作
透過公司內部網路並登入ApeosWare Management Suite 2的專用APP,使用者能輕鬆列印行動裝置或公司內部文管系統中的檔案;也可以掃描檔案至行動裝置或文管系統中。更可掃描QR Code*選擇指定的設備執行工作。

行動裝置操作介面
行動裝置操作介面

QR碼是DENSO WAVE INCORPORATED在日本及外國的註冊商標。


簡易的安裝及設置 / 顯示操作步驟

公司沒有資訊人員或擔心增加IT部門的負擔...

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管理者能透過步驟提示輕鬆完成設置
在入門版中,操作畫面會自動提示導航,直到使用者完成設置。輕鬆讓使用者自行完成安裝及初步設定,有效減少安裝時間及成本。

簡單的設置/歡迎畫面
簡單的設置/歡迎畫面

簡單的設置畫面
簡單的設置畫面

 

顯示使用情況 / 在操作面板上顯示

培養每位用戶的成本意識

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於使用者登錄時在操作面板上顯示該使用者的使用情況。
以費用金額顯示使用者的使用情況。並顯示彩色列印比率、雙面列印比率、N-up使用率等與管理者所設定目標值之間的差距。可設定為自動不顯示已達成目標的使用者,在減輕管理者負擔的同時提高使用者的成本意識。

顯示使用情況


製作統計報表 / 透過報表查看使用情況

該如何掌握設備的使用情況,並以此為依據來優化設備配置、減少過度使用?

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可製作30種以上分析報表
可透過網頁瀏覽器,使用所收集的設備使用者、列印張數、列印紙張尺寸、列印時間等各種操作記錄來製作報表。在ApeosWare Management Suite 2中,將大幅提升此功能,可製作五大類,共30種以上的分析報表。

網頁版報表製作介面
網頁版報表製作介面

使用清單報表
使用清單報表

每位使用者設備使用報表
每位使用者設備使用報表

用電量報表
用電量報表

費用分析報表
費用分析報表 

 

主要功能
  • 網頁式的統計報表
  • 自定義報表
  • 多元輸出格式(網頁/PDF/Office文件)
  • 自動報表設定(產生的報表自動發送至郵件信箱/儲存至共用資料夾)

設備管理 / 設置群組,減少作業步驟

當設備隨著企業成長而增加時,管理變得也愈來愈不容易...

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集中管理複合機及印表機的設置
將擁有不同作用的設備分配在不同群組中,管理者可在系統中對設備進行統一管理,批次建立使用規則。當故障發生時,更能輕鬆管理,重設毫不費力。

同步設備配置     


郵件通知設備狀態

對設備狀態進行監控並設定即時郵件通知。列印紙用盡或卡紙時,也能迅速處理。

統一管理機器面板設置

可從系統上統一設定機器操作面板上的按鈕及圖示,大幅提升設置效率。 

主要功能
  • 設備及設備群組管理
  • 自動登錄設備
  • 顯示設備資訊
  • 權限/整合統計設置
  • 顯示設備狀態/統計碼表資訊
  • 監控設備狀態並通知
  • 顯示工作及狀態記錄

 

使用者管理 / 依照個人、部門及職務內容進行統一且安全的管理

這麼多人共用同一台輸出設備,真的安全嗎?

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可設定使用者權限
在使用設備前需進行認證,使用者身份經確認後才能執行操作。

可設定細部使用功能及存取權限
可設置個人、部門及不同職務的存取限制、彩色輸出等權限,更有助於強化安全性,降低整體輸出成本。

設備功能及色彩權限限制     

 
輕鬆註冊使用者資訊
可從LDAP、SQL伺服器、Active Directory、CSV檔匯入使用者資訊,實現高效註冊及管理。*
* 使用者可自行從多功能複合機的操作面板上登記卡片ID。

主要功能
  • 使用者及使用者群組管理
  • 存取權限設定
  • 與外部認證伺服器(Domain)連結使用
  • 匯入使用者
  • 匯入帳戶*
  • 設置認證功能
  • 使用者可自行登記卡片ID
  • Fuji Xerox Direct聯合

* 入門版需安裝成本回收選購組件。

 

列印管理 / 設定列印規則,實現高效列印

該如何降低輸出成本?

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利用「列印規則」減少浪費
可依需求定列印規則,如「大批列印工作強制使用高速設備進行雙面列印」、「郵件使用黑白列印」等。無需使用者特別留意,即可徹底貫徹「零浪費的列印輸出」。

列印規則設置實例

當有緊急檔案需要列印,設備卻正在執行其他任務,而無法即時列印時,該怎麼辦?

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跟隨列印‧需要時立即取件
可使用「跟隨列印*」功能先將列印作業暫存在伺服器上,便可在網域中任一多功能複合機進行認證並輸出。設置錯誤的列印工作,也可在設備面板上刪除,減少不必要的錯誤輸出及浪費。
* 跟隨列印在入門版中是選購組件,在企業版中是標準配置。

可從網頁瀏覽介面上傳文件
可從網頁瀏覽介面上傳文件

訪客列印限制輸出
在圖書館等非固定訪客較多的場所,可設置「訪客列印*」。如此一來,僅有付費客戶方能使用列印服務。
* 訪客列印在入門版中是選購組件,在企業版中是標準配置。
主要功能
  • 管理列印伺服器
  • 直接列印
  • 跟隨列印*
  • 訪客列印*
  • 存取入口及列印規則
  • 事件通知 
  • 列印作業屬性更改

* 在入門版中為選購組件。

 

實現行動辦公 / 全面控管行動裝置的輸入/輸出

行動列印兼具高度安全性
ApeosWare Management Suite 2利用事先登記的使用者資訊及存取權限設定來全面管理智慧型手機及平板裝置上的輸入和輸出,落實行動列印*安全性。

管理行動裝置的列印成本


多元的列印方式及平台*
可經由網頁瀏覽器上傳檔案並執行列印,也可透過附件方式將欲印文件發送至指定位置,即可進行輸出。

支援經由網路列印*
分離行動伺服器(Mobile Server)後可經由網路實現行動列印。
* 備註: 若使用者數量超過11名,需另行購買授權數。
* 在入門版中為選購組件。

主要功能
  • 發送列印工作
  • 執行跟隨列印*1
  • 掃描文件郵件發送
  • 連結行動裝置與多功能複合機
  • 連結既有檔案管理系統*2
  • 成本管理*1

*1: 在入門版中為選購組件。
*2: 可選購DocuShare、OneDrive、Microsoft SharePoint Server、Salesforce®、RightFax、Intelledox Infiniti等。

 

成本管理 / 以獨立專案為單位統計列印相關成本

向顧客收費時,希望能將列印相關費用也計算在內,我該如何以專案為單位進行分攤核算?

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以獨立專案為單位分攤成本*
例如,在法律事務所、建築事務所等需同時執行多個專案的工作環境中,可事先輸入各項目的指定帳號,在執行列印任務時,只需選擇該項目即可,以此進行統計並分攤列印成本。

根據專案分攤費用

* 入門版需選購。

希望能嚴格管理與列印輸出相關的預算。

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設置「列印張數餘額」進行管理
可設定每個帳戶的「列印張數餘額」,控制列印費用。若「列印張數餘額」有盈餘,可結餘至下個月或轉贈給其他列印張數餘額不足的帳戶等,使用方法相當彈性。

設置「列印張數餘額」進行管理

* 入門版需選購。

主要功能
  • 帳戶管理
  • 建立付費機制
  • 設定自動加值日
  • 產生專案帳戶統計報表

掃描至既有檔案管理系統 / 將設備連結搭配至系統

掃描後的檔案,能選擇它的處理方式,或發送到指定的目的地嗎?

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操作一致化‧輕鬆登錄
無論進行哪種文件檔案管理服務,皆為一致化的操作畫面。使用者可毫無障礙地執行操作配置。若預先將使用者帳號及密碼保存至系統中,今後登錄管理服務時無需再次輸入登入資訊,減化作業程序。

可由操作面板進行設置提升便利性
提供簡易工作流程處理及發送掃描檔案。可將掃描檔案作為郵件的附件來發送,也可保存至網路上的共用資料夾。

在機器的操作面板上對流程進行簡單設置

 
存取雲端服務
可從雲端儲存空間輸出或輸入檔案。例如,從設備的操作面板上存取或列印雲端上的檔案。
備註: 標準配置支援SMB、FTP、Email、Google DriveTM。可選購DocuShare、OneDrive、Microsoft SharePoint Server、Salesforce®、RightFax、Intelledox Infiniti等。
主要功能
  • 影像處理
  • 掃描設置
  • 以郵件發送掃描檔案
  • 與檔案管理系統連結
  • 列印備存的檔案
  • 郵件通知
  • 成本管理*

* 在入門版中為選購組件。

 

使用工作流程派送檔案(選購) / 工作流程電子化,減少紙本文件的浪費

每天都有大量的掃描及傳真檔案,該如何處理最有效率呢?

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預先建立常用工作流程
可預先將各種檔案處理方式設定成「流程」,並指定規則。未來當接收傳真及執行掃描操作時,系統即可自動執行加工處理、派送、列印及備存等,一系列操作。 

預先建立常用工作流程


文字辨識及消除雜訊
當文件輸入時,可自動進行格式轉換及OCR文字辨識處理。透過經文字辨識處理後的文件中擷取資訊,並根據定義好的規則,派送檔案。
主要功能
  • 輸入文件
  • 資料處理(檔案名稱、讀取QR Code碼*1、屬性條件對照、格式解譯*1等)
  • 派送文件(派送條件、多個目的地、列印格式解譯*1等)
  • 錯誤通知

* 選購

提供入門版及企業版 / 針對客戶環境進行系統建置

可從兩種安裝版本中選擇其一
ApeosWare Management Suite 2提供兩種選擇:易於安裝的「入門版」、以及搭載標準跟隨列印和成本管理功能的「企業版」。更可依據客戶不同的使用方式進行功能調整。 
依照電腦規格決定可處理的資料量

無論是入門版還是企業版,都會根據電腦規格等級來決定資料處理量。

*1: 選購
*2: 若使用者數量超過11名,需另行購買授權數。


彈性的系統配置 / 根據客戶實際環境搭配建置,滿足IT人員需求

支援「多合一*1」、「多工式*2」、「分散式*1」系統配置

ApeosWare Management Suite 2可根據客戶的IT要求建構與其匹配的系統。多合一配置中,一台伺服器整合了各種高規功能,使用最少的投入成本實現檔案輸入、輸出等各種應用,並協助解決您在日常工作流程上面臨的問題。而在企業版中,可使用多工式或分散式的配置,滿足客戶不同系統建構的需求。

伺服器配置實例

*1: 入門版或企業版
*2: 僅限企業版

可根據客戶環境彈性配置系統

ApeosWare Management Suite 2是一款多功能軟體,不僅能對複合機、印表機等網域中的設備及設備使用者進行集中管理,還能執行認證、輸出、記錄統計、檔案派送等功能。 

伺服器配置實例

ApeosWare Management Suite 2伺服器:主要功能

  • 設備管理
  • 使用者管理
  • 成本管理
  • 列印管理
  • 掃描設置定及連結至既有檔案管理系統
  • 連結行動裝置
  • 建立統計報表
  • 管理工作記錄
  • 監控伺服器
  • 檔案派送流程
  • 軟體更新

主要規格

ApeosWare Management Suite 2 Support Model

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287.87 KB
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ApeosWare Management Suite 2 Operating Environment

File Size:
305.17 KB
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產品型錄

ApeosWare Management Suite 2

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4.96 MB
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