網管人報導:數位工作場域變革 事務設備結合機器人流程自動化

本篇摘自NetAdmin 網管人 03月號/2020 第170期

台灣富士全錄引入RPA 簡化工作流程助企業轉型

撰文:余采霏

  數位轉型正影響企業營運模式與工作方式,調研機構 IDC 認為,隨著千禧世代成長,企業內逐漸面臨混和數位原生千禧世代與 X 世代員工的管理挑戰,加上企業內外部各類結構與非結構資訊爆炸增長,使得企業開始重視工作流程的智慧化與自動化。而這股需求同時也帶動了機器人流程自動化(RPA)市場增長,根據Forrester 去年發表的 RPA 調查報告,預估到了 2023 年,RPA 的市場將增長到 120 億美元。
  台灣市場在近幾年也看到解決方案供應商積極布局,除了 Automation Anywhere 在台成立辦公室外,包括 Blue Prism、NICE、UiPath 等,也都與在地合作夥伴共同經營市場,而台灣富士全錄為了協助企業轉型,也與 Kofax 合作引進 RPA 方案,並且將其整合到文件事務設備以及流程之中。

  台灣富士全錄 SWI 事業處營業一部課長蔡京庭指出,數位浪潮正對全球產業造成衝擊,無可避免地,企業將會面臨數位轉型以及工作場域數位化的挑戰,在與企業訪談的過程中發現,有幾個層面是現今企業關注的地方。首先,企業希望能加速產品上市或是遇到客戶抱怨時能更快反應需求,其次是業務持續性,過往企業的營運時間是 5 X 8,然而進入物聯網時代後,資料傳遞無時無刻在進行,未來企業實質上很可能必須朝向 7 X 24 不中斷營運發展。再來是系統串接的挑戰,邁向工業 4.0 後,不只人與機器互動,機器也會與機器互動,因此系統之間能否進行資料交換、資料的正確性與品質都是企業關心的話題,特別是如何確保人工輸入資料的正確性以及進行品質驗證。最後,在勞動力的部分,企業希望產能可被預估,盡量不要因員工臨時請假甚至生病隔離而造成波動。
  他提到,RPA 正好能夠在這幾個層面滿足企業需求,不只能夠 7 X 24 小時不間斷工作,加速回應時間,而且產能也可以被預估,不會有請假或生病的突發情況,同時也能跨系統整合,模擬人類的行為來執行重複的工作,正確性也會提高。「舉例來說,物流公司通常都有許多訂單,但由於客戶提供的料號與系統料號並不一致,員工往往必須先比對料號、找出規則後,再輸入 ERP 系統,過程花費了不少時間,後來我們建議從企業營收最為大宗的訂單開始找出規則並且透過 RPA 來執行,以加速作業流程。這就是典型 RPA 可應用的場景。」

RPA流程機器人

台灣富士全錄產品行銷部產品行銷經理蔣秉涵(左)指出,台灣富士全錄引進 RPA 協助將非結構化資料變成結構化資料,並且將資料有效利用。Kofax 具有很強的影像辨識能力,資料擷取是其強項,在面對大量掃描的工作流程時,將能大幅地加速流程作業。中為台灣富士全錄產品行銷部銷售促進部專員盧歆。右為台灣富士全錄 SWI 事業處營業一部課長蔡京庭。圖片來源:NetAdmin 網管人 03月號/2020 第170期

從工作流程出發加速轉型
  多年以來,列印設備便是一個相對成熟而且競爭激烈的產業,在面對硬體與單張列印價格下滑的情況下,列印業者也開始轉型,從協助企業簡化工作流程的角度切入引進 RPA,致力提供完整解決方案,而這也是台灣富士全錄近年來積極努力的目標。
  台灣富士全錄產品行銷部產品行銷經理蔣秉涵解釋,台灣富士全錄之所以引進 RPA 並整合到現有的解決方案中,目的便是希望能夠將非結構化資料變成結構化資料,並且將資料有效利用。「如果只是把單純把紙本文件進掃描成一個影像檔,其實一點意義也沒有,關鍵是這些資料能不能再利用。Kofax 具有很強的影像辨識能力,這是因為 Kofax 之前收購了 Nuance 旗下業務部門 Nuance Document Imaging (NDI),資料擷取是強項,在面對大量掃描的工作流程時,能大幅地加速流程作業。
  他提到,不只如此,許多文件數位化的流程中,多少還是需要有人為介入,常見的情況是,企業將文件掃描後,可能還需要人工進行操作與辨識,然後再將正確的資料數位化,而藉由 RPA 這些流程都可以由軟體機器人協助完成,減輕工作負擔。雖然建置時會有一些成本支出,但長遠來看,企業反而可以藉此將過往需要仰賴人為判斷才能執行的工作加以標準化,甚至進一步運用這些規則進行系統開發,如此現有的人力就能執行夠有價值的工作,而企業轉型腳步也會因此而加速。

RPA機器人流程設計工具
RPA Design Studio 智慧型機器人設計工具可協助開發人員直接建構、測試流程機器人即進行除錯

多特色功能助入開發與管控
  基本上,Kofax RPA 方案與其他解決方案的架構非常類似,RPA Design Studio 智慧型機器人設計工具可協助開發人員直接建構、測試流程機器人及進行除錯。其直覺化的視覺介面,無須程式碼指令,方便設計者在建構流程時,能即時呼叫相關應用程式,並快速取得個專案的流程程式碼範本,重複使用。另外,也提供管理主控台,對自動化流程進行分析與監控,同時由伺服器集中管理機器人。其他特色還包含可運用 AI 學習知識庫,有效處理非固定結構的文件資料;可與 SAP 等多方用戶端應用程式互動,存取虛擬桌面資訊;具備機器人生命週期管理功能;設立帳密保護機制,安全管理機器人使用者憑證,授予不同系存取權限;透過管理主控台和儀表可取得使用者和機器人活動的詳細稽核與紀錄,讓管理監控機器人活動、效能和關鍵業務流程指標等等。
  台灣富士全錄 SWI 事業處營業一部課長蔡京庭提醒,RPA 機器人設計工具還是需要也 IT 程式背景的人員操作比較妥當,如果讓沒有經驗且邏輯不清楚的設計者來開發,結果往往會是一場災難,特別是在系統串接環節,很容易就會出現問題。也因此,台灣富士全錄在推廣 RPA 時,多半都會包辦設計到維運,「我們會先從問題點開始進行規劃,如果發現流程中需要 RPA 協助,這時就會協助企業把整個流程建置起來,甚至可能在企業無感的過程中就把問題解決了。」
  展望未來,除了 Kofax 之外,台灣富士全錄也有可能引進其他 RPA 解決方案,台灣富士全錄產品行銷部產品行銷經理蔣秉涵強調,對台灣富士全錄而言 Kofax RPA 只是一種工具用來協助客戶解決問題,目前亞太總部的策略會先以 Kofax 為主,但未來不排除有其他的 RPA 工具引入,初期會先在內部導入後再推展至企業端。