富士全錄與美國 DocuSign 締結日本國內首件全球合作夥伴關係

開始提供將合約書簽訂程序數位化的「DocuSign 電子簽章雲端服務」

富士軟片集團旗下的富士全錄股份有限公司註1與美國 DocuSign, Inc.註2,締結日本國內首件全球合作夥伴關係,並開始在日本與亞太地區,銷售將各種合約書由簽名、締約到保管為止程序電子化的「電子簽章雲端服務(DocuSign)」。
電子簽章雲端服務(DocuSign),為將可在雲端上完成合約書簽名、交換合約書、保管等合約簽訂程序的 DocuSign 公司解決方案,與富士全錄關於紙本及電子文書管理環境的建構及引進專業知識融合,所創造出的全新服務,可讓企業間的合約簽訂程序變得更有效率。
藉由引進此服務,只需將電子合約書上傳至雲端,再由雙方負責簽約者執行電子簽章的動作,即可簽訂合約。由於所有程序皆在雲端上完成,故可縮短原本交換紙本合約書所需的前置時間,且不受國家與地區的限制,可即時提供由簽約到保管的服務。甚至可藉由將使用者的電子合約書操作紀錄留存為紀錄的功能,確保整體電子簽約程序的可靠性與安全性。此外,本服務還具備一個特徵,亦即備有操作方式極為簡便且容易理解的雲端使用者介面,可更加容易地引進與運用。
透過活用本服務,將合約管理業務電子化的方式,除了可節省保管巨量紙本合約書所需的櫥櫃與倉庫等空間的相關費用,以及郵資、印花稅票的購買費用外,還能減少繁雜的文書工作耗用的實體作業工時。並可降低運用紙本合約書時,可能發生的遺失、遭竊、遭竄改等風險。
此外,對於已使用紙本保存,無法利用本服務數位化的合約書管理業務,可藉由富士全錄的複合機或掃描解決方案,將合約書電子化後,再搭配本公司文書管理雲端服務「Smart (スマート) Workstream (ワークストリーム)」使用的方式,對紙本與電子合約書二者進行一元化管理。

註1:富士全錄股份有限公司 - 總公司:東京都港區、總經理:玉井 光一
註2:美國 DocuSign, Inc. - 總公司:美國舊金山、總經理: Dan Springer、文中簡稱 DocuSign 公司

【紙本合約書在運用與管理上的問題點】

紙本合約簽屬過程,
遞送時間花費過長

合約簽署過程,
花費許多人力成本
合約簽署後,
紙本合約管理太麻煩
紙本文件備存,
合規問題風險較高
 
  • 郵件寄送與等待時間過長
  • 確認郵寄狀態以及追蹤進度麻煩
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  • 人員移動成本較高,尤其針對偏遠地區
  • 文件製作成本也較高,尤其需考慮到寄送過程包裝等因素
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  • 紙本文件歸檔與標記麻煩且不易管理
  • 紙本資訊對應繁雜
  • 倉儲管理成本高

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  • 紙本文件容易造竄改與遺失
  • 容易被第三者進行閱覽與複製,隱密性較低


  • 【 DocuSign 電子簽章雲端服務的使用方式示意圖】
    DocuSign_How to use

     

    【簡單三步驟完成 DocuSign 電子簽章雲端】

     

    DocuSign_Work space